Опубликовано №5 (46) октябрь 2011г.

АВТОР: Горшкова А.А.

РУБРИКА Информационные технологии в логистике и SCM Современные концепции и технологии в логистике и управлении цепями поставок

Аннотация

На сегодняшний день в условиях усиления конкуренции игроки рынка FMCG наряду с потребностью снижать издержки сталкиваются с необходимостью быстро реагировать на меняющиеся условия внешней среды с целью максимального удовлетворения потребностей потребителей. Быстрое, точное, а главное, своевременное получение данных о продуктах, дистрибуции и потреблении способствует повышению эффективности работы как отдельного контрагента, так и цепи поставок в целом за счет экономии временных и финансовых ресурсов. Цель статьи осуществить краткий обзор и осветить те преимущества, которые получает как поставщик, так и розничная сеть при реализации технологии EDI обмена данными на практике как одной из форм интеграции и координации логистических процессов в цепях поставок.

Ключевые слова Электронный обмен данными EDI Electronic Data Interchange электронный документооборот

 

Опубликовано №2 (43) апрель 2011г.

АВТОР: Филиппов М. 

РУБРИКА Информационные технологии в логистике и SCM Провайдеры логистических услуг Логистика складирования

 

Аннотация

В статье дается подробная характеристика этапов интеграции ERP-WMS на примере построении эффективной системы обмена данными между системами товародвижения компании (ERP) и WMS складского оператора.

Ключевые слова

 


Сокращение цикла выполнения заказа, повышение уровня идеальных заказов, систематизация и автоматизация процессов – термины, хорошо знакомые современным менеджерам по логистике и управлению цепями поставок, также как и общие преимущества от внедрения той или иной технологии. Ключевой вопрос состоит в том, с чего начать конкретный проект, какая должна быть последовательность шагов, какие подводные камни могут встретиться на пути к осуществлению поставленной цели. Именно на эти практические вопросы и призвана дать ответ данная статья – путеводитель и помощник в построении эффективной системы обмена данными между системами товародвижения компании (ERP)  и WMS складского оператора. Процедура строится на примере смены провайдера складских услуг  крупной  международной оптово-розничной сети по дистрибуции брендовой одежды, которая будет интересна и менеджерам компаний других сфер.  Общая методология представлена на Рис.1.

 

 Рис.1. Процесс планирования проекта

Рассмотрим ситуации, при которых необходима работа по оптимизации системы обмена данными:

-        Смена провайдера складских услуг и/или ERP;

-         Желание оптимизировать текущие компоненты, например, внедрение и автоматизация складских дополнительных услуг  (этикетировка – наклейка ценников,  алармирование и  т.п.).

Интеграция по средствам передачи EDI сообщений (Electronic Data/Document Interchange) представляет собой автоматизированный обмен стандартизированными файлами (текстовый, эксель и т.п.),  с определенным для каждого процесса набором полей и единой интерпретацией в обеих программах. Главная задача менеджера проекта  определить бизнес-требования к системам и составить грамотное задание IT-специалистам с последующими тест-сценариями и контролем функционала.

На первом этапе выделяются основные процессы складской переработки, связанные с физическим движением товара:

-         Приемка товара на склад;

-         Сборка заказов;

-         Отгрузка заказов.

Далее необходимо выделить типы номенклатуры, которым соответствуют  различные способы складской переработки, например:

-         Штучный товар, адресное хранение в  ячейках по SKU (далее «Сток»);

-         Кросс Док для оптовых клиентов (далее «Кросс»);

-         POS материалы (в т.ч. пакеты, оборудование и т.п.) (далее «ПОСМ»)/

Наконец, товары, не требующие отдельной системы хранения, однако  находящиеся обособлено как физически, так и виртуально – для таких видов продукции эффективно использовать параметр «Статус» (альтернатива – использование виртуальных объектов их учета, что не является эффективным инструментом):

-         Брак, уценка (отдельные зоны хранения);

-         Блокируемый товар (по разным причинам, например, это массовый производственный брак, который хранится на полках, однако к отгрузке запрещен);

-         Утерянный товар. В процессе работы склада появляется несоответствие физического наличия товаров и данных систем, эффективное решение - помещать такие единицы в статус «Потеряны Складом» до инвентаризации, при этом они не будут доступны к заказам на сборку, но в случае, если склад найдет позицию, она вернется в основной статус – «К Продаже».

Таким образом, для каждого процесса будет существовать три различных сценария по типам номенклатуры, - приемка товара на полки (единица обработки – SKU) отличается от приемки коробов с рекламной продукцией (единица обработки – короб), соответственно и системные требования будут отличаться. А также четыре состояния статуса товаров – «Брак (4)», «Блокировка (3)», «Потеряно складом (2)», «К Продаже (1)».

Следующий этап – разложение основных процессов на подпроцессы. На данном этапе рекомендуется составить подробную карту складской грузопереработки по каждому пункту (например, в эксель, с указанием складских зон и четкой последовательности действий, это понадобится в дальнейшем при интеграции EDI с процессами). В обобщенном виде схема такова:

A)  Приемка

- Размещение на склад задания на приемку;

- Разгрузка, приемка по местам;

- Приемка по количеству и качеству, размещение товара в места хранения;

- Получение от склада подтверждения и результатов приемки;

- Отражение минусов, плюсов, пересортицы.

Б)   Сбор заказов

-  Размещение  на склад задания на сборку;

- Формирование путевого листа сборки, отбор товара с мест хранения;

- Осуществление дополнительных услуг;

- Упаковка и этикетировка коробов, печать упаковочных листов;

- Перемещение заказа в зону экспедиции отправки;

- Получение от склада подтверждения и результатов сборки.

В) Отгрузка товаров

- Погрузка транспортного средства;

- Печать корректных документов (ТТН, Торги, Спецификации, МХ и т.п.);

- Подтверждение отгрузки.

Следует отметить, что EDI сообщение имеет свойство однонаправленности, поэтому в рамках каждого подпроцесса можно выделить направления передачи данных и определить типы сообщений (Таблица 1)

Таблица 1. EDI, обеспечивающие физическое и виртуальное движение товара

НазваниеEDI

От / Куда

Время

1

Поступление товаров (задание на приемку)

ERP → WMS

Реальное время

2

Подтверждение приемки поставки

WMS → ERP

Реальное время

3

Заказ на сборку

ERP → WMS

Реальное время

4

Подтверждение сборки заказа

WMS → ERP

Реальное время

5

Подтверждение отгрузки заказа

WMS → ERP

Реальное время

6

Изменение статуса

WMS → ERP

Реальное время

Далее следует определить виды дополнительных услуг склада, поскольку заказ на их использование будет транслироваться из ERP  - этикетировка (наклейка ценников), алармирование, развес на вешалки и т.п. Такая информация, как правило, содержится в заказе на сборку (EDI-3), т. к. набор услуг может различаться в зависимости от канала сбыта или конкретного клиента.

Таблица 2. «1-EDI» Поступление товаров (задание на приемку)

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Номер ордера(уникальный)

Да

Да

Да

Название поставщика

Да

Да

Да

Номер инвойса/документа-основания принятия поставки

Да

Да

Да

Дата ордера

Да

Да

Да

Баркод короба

Да/Нет

Да

Нет

Пункт конечного назначения

Нет

Да

Нет

Тип номенклатуры

Cток

Кросс

ПОСМ

Тип входа

Закупка/Возврат/Др

Закупка

Закупка/Возврат

Статус качества

1/2/3/4

1

1

SKU

Да

Да

Да

Количество шт. SKU

Да

Да

Да

Баркод  коробов обязателен для Кросс  Дока с целью учета коробов по пунктам их конечного назначения. Для обычного товара баркоды коробов могут не передаваться в сообщении (не все поставщики их делают), однако полезны для оптимизации приемки.

Таблица 3. «2-EDI» Подтверждение приемки поставки

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Номер ордера(уникальный, EDI1)

Да

Да

Да

Баркод короба

Да/Нет

Да

Нет

Дата подтверждения ордера

Да

Да

Да

Статус качества

1/2/3/4

1

1

SKU принято

Да

Да

Да

Количество шт. SKU принятых

Да

Да

Да

Помимо отражения результата приемки, это сообщение является основанием для выпуска товара в свободный остаток и формирования проводки с 15 на 41 счет.

Таблица 4. «3 EDI» - Заказ на сборку

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Комментарий

Номер заказа на сборку

Да

Да

Да

 

Заказчик (клиент/магазин)

Да

Да

Да

 

Баркод короба

Нет

Да

Нет

 

Номер маршрута

Да

Да

Да

При наличии фиксированных маршрутов доставки.

Индекс получателя

Да

Да

Да

Для маркировки короба

Адрес получателя

Да

Да

Да

Для маркировки короба

Контактное лицо, данные получателя

Да

Да

Да

Для маркировки короба

Тип номенклатуры

Cток

Кросс

ПОСМ

 

Набор доп. услуг 1 (Этикетировка )

Да/Нет

Нет

Нет

Если ДА, то необходимо предусмотреть такие поля, как: Цена, Тип этикетки и т.п. - составить отдельную спецификацию, интегрированную с EDI.

Набор доп. услуг 2 (Этикетировка + Алармирование + Развес на вешалки)

Да/Нет

Нет

Нет

Время отгрузки заказа

Да

Да

Да

Когда товар должен быть готов к отправке

SKU

Да

Да

Да

 

Количество штук SKU

Да

Да

Да

 

Статус

1/2/3/4

1

1

 

Таблица 5. «4 EDI» – Подтверждение сборки заказа

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Номер заказа на сборку (EDI 3)

Да

Да

Да

Время и дата сборки

Да

Да

Да

Баркод короба

Да(присвоенный системой WMS)

Да (EDI 1,2)

Нет

SKU

Да

Нет

Да

Собрано SKU (количество)

Да

Нет

Да

Таблица 6. «5 EDI» - Подтверждение отгрузки заказа

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Номер заказа на сборку (EDI 4)

Да

Да

Да

Дата и время отгрузки

Да

Да

Да

Пятый EDI служит подтверждением отгрузки товара и передачи права собственности в случае отгрузки клиенту (EXW). На этом этапе осуществляется печать отгрузочных документов, которые могут генерироваться в ERP и отправляться на склад по почте, либо у операторов склада может быть настроен удаленный доступ в ERP для выгрузки Спецификаций и Торгов.

Таблица 7. «6 EDI» - Изменение статуса

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Номер документа

Да

Нет

Да

Дата и время

Да

Нет

Да

SKU

Да

Нет

Да

Количество по SKU

Да

Нет

Да

Старый статус

Да

Нет

Да

Новый статус

Да

Нет

Да

Итак, выделены основные EDI, обеспечивающие поддержку физического и виртуального движения товара. В конце этого этапа необходимо интегрировать полученные сообщения и карту грузопереработки склада. Отдельное внимание уделив «аномальным» ситуациям, что должно найти отражение в спецификации по EDI сообщениям:

-         Выявлена недостача при повторном пересчете после подтверждения сборки (EDI 3). Решение – разрешить ERP получать и перезаписывать подтверждения сборки.

-         Товар собран, но его необходимо разложить обратно на полки. Решение – позволять ERP создавать EDI1  на основе заказа на сборку. Однако в таком случае не должно создаваться проводок при подтверждении такого возврата, т.е. в EDI1, возможно, требуется прописать дополнительный тип входа – «Разбор товара».

-         При отборе с полок не найдена единица. Решение – звонок оператора склада менеджеру по дистрибуции и получение подтверждения сборки заказа без данной единицы, либо решение о добавлении альтернативной единицы (дополнительный заказ на сборку), либо об отмене сборки.

-         Допущена ошибка при формировании задания на сборку, необходимо его отменить. Решение – звонок менеджера по дистрибуции оператору слада, в случае, если заказ еще не в статусе сборки, его удаляют, если же он уже в процессе отбора – то завершается сборка, далее включается процедура обратной выгрузки на полки (см. пункт 2)

-         Отсутствует баркод на коробе заказа типа Кросс Док. В случае единичного короба – попытка по телефону выяснить его номер, либо процедура возврата товара на полки.

-         Отсутствует баркод на товаре. Решение – введение Артикула, Цвета и Размера вручную.

После формализации окончательных требований к типам и наполнению EDI необходимо обозначить мастер-данные, участвующие в процессе. Трансляция мастер-данных будет представлять собой седьмой EDI по счету проектирования и первый по передаче – это важнейший мостик, связывающий ERP и WMS. Необходимо предусмотреть передачу полей, служащих для планирования и оптимизации хранения (объемно-весовые характеристики, вид номенклатуры, сезон и т.п.), для печати ценников (состав, производитель, т.п. – т.е. должна быть составлена подробная спецификация дополнительной услуги).  Важным атрибутом для ПОСМ является «количество штук в коробе», поскольку заказы приходят на общее количество штук и WMS должен вычислять необходимое количество коробов. Ниже представлен пример седьмого EDI:

Таблица 8. «7 EDI» – Передача мастер-данных

Название поля

Комментарий

Флаг модификации

Добавить/Обновить/Удалить

SKU*

Номер - Артикул-Цвет-Размер

Баркод SKU*

Число

Вид номенклатуры

Товар/ПОСМ(материалы, промо и т.п.)

Название модели*

Джинсы/Майка и т.п. /Для печати ценника

Номер Артикула*

Номер/Для печати ценника

Размер*

Номер/Для печати ценника

Цвет*

Номер/Для печати ценника

Состав

Для печати ценника

Пол

Оптимизация хранения/Для печати ценника

Производитель

Для печати ценника

Адрес производителя

Для печати ценника

Значок Рст (сертификат)

Для печати ценника (да/нет)

Штук в коробе*

Для ПОСМ

Сезон

Оптимизация хранения

Длина

Оптимизация хранения

Высота

Оптимизация хранения

Ширина

Оптимизация хранения

Вес*

Оптимизация хранения

При использовании склада ответственного хранения в данный EDI можно включить цену единицы, переданной на хранение.  В спецификации по печати ценников необходимо прописать источник заполнения поля  - EDI 3, EDI 7, Constanta и т.п.

На случай будущих доработок предлагаю предусмотреть в каждом EDI по несколько пустых текстовых и числовых полей, т.к. полная IT-модификация после начала работы будет гораздо сложнее и дороже.

* Во избежание проблем с обработкой грузов необходимо обозначить ключевые (обязательные к заполнению) поля мастер-данных отсутствие которых будет блокировать создание сообщений. Например, EDI 1 (задание на приемку) не должно отправляться на склад в случае отсутствия в мастер-данных баркода хотя бы на один SKU. В противном случае серьезно замедлится процесс приемки грузов, т.к. по каждой такой позиции придется проводить отдельное расследование. ERP должна выводить подробный отчет о причине такой блокировки.

Наконец, важнейшим моментом интеграции систем является мониторинг их зеркальности. Для этого служит восьмой EDI – «Контроль стока», представляющий собой картинку стока из WMS, обрабатываемую ERP, в результате чего генерируется отчет о расхождениях, который автоматической рассылкой направляется ответственным лицам (ежедневно, обычно ночью).

Таблица 9. «8 EDI»  - «Контроль стока»

Название поля

Cток

Кросс

ПОСМ

Дата

Да

Да

Да

Баркод короба

Нет

Да

Нет

SKU

Да

Нет

Да

Количество штук SKU

Да

Нет

Да

Status

1/2/3/4

1

1

Кроме того, это сообщение может быть использовано при отражении результатов инвентаризации.

После интеграции полученных EDI с картой грузопереработки и спецификациями дополнительных услуг, описание передается на IT экспертизу, после которой формируется финальное техническое задание. Также необходима координация с департаментами, отвечающими за мастер-данные (т.к. их корректное заполнение станет обязательным), Бухгалтерией (согласование всех печатных форм и проводок), Розничным отделом (получение требований к печати ценников) и, разумеется, специалистами провайдера складских услуг по вопросам коммерческого и технического характера предлагаемых решений. Однако на этом проектная работа не заканчивается  - после написания программ и проведения IT- тестирования приходит очередь проведения бизнес-тестов. Это очень важная и кропотливая процедура – необходимо максимально детально прописать возможные сценарии по каждому EDI, каждому типу номенклатуры. И, хотя  говорят, что жизнь всегда богаче схем, только глубокая проработка и тестирование позволят успешно и эффективно реализовать проект.

Контакты

Работа с авторами 

Левина Тамара

моб. 8(962) 965-48-54

E-mail: levina-tamara@mail.ru

Распространение

Алямовская Наталия

моб. 8(916) 150-07-21

E-mail: nalyamovskaya@mail.ru

Адрес 

125319, Москва, ул. Черняховского, д.16

тел./факс (495) 771 32 58